Antes de saber cómo se hace un inventario de activos fijos es conveniente definir qué son. Podríamos decir que los activos fijos son activos tangibles o intangibles que se usan para que la empresa pueda llevar a cabo su trabajo y que, por tanto, no están destinados a la venta o a convertirse en líquido a corto plazo. Su amortización puede ser a medio o a largo plazo.
Los ordenadores de una empresa, la flota de vehículos o el mobiliario o la maquinaria se consideran activos fijos. Es fácil entender que muchos de estos artículos tienen un gran valor económico y que, por tanto, es fundamental establecer un control activos fijos.
Este tipo de control de activos fijos se realiza, de manera cada vez más habitual, mediante tecnología RFID que permite llevar un control interno rápido y automatizado y, además, mantener todos estos activos actualizados también en el inventario.
El papel de la tecnología en el control de activos
La tecnología RFID permite mantener el inventario de control de activos tangibles permanentemente actualizado. Nos permite rastrear estos activos y conocer el flujo de trabajo para reflejar cualquier cambio que pueda haber en los mismos.
Cada vez que un activo entra en la empresa, es registrado en el programa y se le adjudica una etiqueta RFID con todos los datos. De esta manera es sencillo saber con qué activos se cuenta y, cada vez que se actualicen los datos, conocer qué parte de estos activos se han ido deteriorando con el tiempo, cuando quedaron fuera de uso o, en el caso de que alguno falte sin una causa justificada, saber cuándo fue la última vez que la etiqueta RFID que posee fue leída. Esto nos permite, por ejemplo, saber dónde estuvo por última vez o qué operarios eran responsables del mismo en el caso, por ejemplo, de un vehículo.
Si en las entradas y salidas de los almacenes e instalaciones de la empresa hay lectores de tarjetas RFID es sencillo llevar un control, por ejemplo, de la entrada y salida de vehículos de la empresa. Y realizar una comprobación de inventario en una oficina será muy rápido y mucho más económico que si tienen que hacerlo personas que tardarían horas en comprobar los códigos de cada equipo informático, cada impresora etc. Solo habría que leer las etiquetas pasando un lector de forma limpia y sencilla. Así es, a grandes rasgos, cómo se hace un inventario de activos fijos con tecnología RFID.