Organizar un evento empresarial es una labor compleja ya que hay que determinar y poner en orden todos los factores necesarios de forma que todo salga como estaba previsto o al menos estar listos para atajar los imprevistos de forma rápida y eficaz.
Este tipo de eventos son de gran aceptación social y empresarial hoy en día, consiguiendo resultados muy positivos en cuanto a objetivos branding y promoción de una compañía. Por eso, si has decidido ponerlo en marcha es imprescindible tener en cuenta los siguientes puntos:
- Asesoría Integral: necesitarás un análisis de la viabilidad del proyecto, con el consiguiente asesoramiento sobre la propuesta y la contrucción de un plan de acción y cronograma de trabajo.
- Gestión de proveedores para conseguir un análisis de ahorros, las negociaciones de servicios, soluciones contractuales y acuerdos institucionales.
- Contar con una secretaría técnica de exposición y patrocinios, que realice el control y gestión de los servicios en el sitio y controlen la parte financiera y el cash-flow. Hablamos de funciones como:
- Solicitudes de reconocimientos, acreditaciones y créditos.
- Relaciones institucionales.
- Gestión de inscripciones y alojamientos.
- Difusión y mailling.
- Integración en internet.
- Financiación externa (empresas, organismos privados y públicos, incluyen expositores).
- Gabinete de Prensa.
- Imagen y soportes.
- Encuestas de evaluación.
- Software innovador de gestión de ingresos.
- Búsqueda de patrocinios.
- Integración en internet.
- Asistencia permanente a los comités.
- Promoción: Si tu objetivo es el branding de tu marca o promoción de un producto/servicio , es importante contratar profesionales del marketing con buenas relaciones institucionales y con los medios de difusión. Es muy recomendable realizar programas sociales, para llegar al público de una forma más emocional o relacionar tu evento con un motivo de conciencia social.
- Tecnología: También es muy eficaz el uso soluciones y herramientas online personalizadas que se adapten a los nuevos medios difusión. Si estás pensando en un evento impactante que se adapte a los nuevos tiempos, es importante contar con herramientas de innovación tecnológica para la organización y gestión, tales como:
- Página web.
- Lectores láser.
- Señalética
- Posters electrónicos.
- Tótems interactivos.
- Control de asistencia
¿Quién nos puede ayudar en la organización de eventos de nuestra empresa?
Si queremos organizar un evento de calidad lo más recomendable es contratar la ayuda de profesionales. A continuación hacemos un resumen con las mejores opciones de contratación, con sus ventajas e inconvenientes, para que puedas tomar la decisión más adecuada para tu evento empresarial:
- Contratar un trabajador o equipo de trabajadores para la organización del evento:
Ya sea uno o varios trabajadores actuales en la empresa o si se trata de nuevas contrataciones, es imprescindible que tengan conocimientos y experiencia en la organización de eventos corporativos, dedicando tiempo y esfuerzo al proyecto.
- Ventajas:
Al pertenecer a un departamento interno de la empresa habrá un mayor contacto con la filosofía de esta, además de una comunicación más fluida entre ambos.
- Inconvenientes:
En muchos casos el equipo es pequeño y menos especializado que una empresa que esté familiarizada con los grandes eventos, por lo que puede aumentar mucho los costes de las distintas acciones como contrataciones, acuerdos, herramientas tenológicas,… entre otros.
- Contratar un freelance:
Algunos freelance tienen grandes conocimientos de la organización de eventos ya que traen a sus espaldas muchos años de experiencia, pero cabe resaltar que si se trata de un evento o congreso grande una sola persona tendrá grandes dificultades para llevar a cabo todas las acciones.
- Ventajas:
Al ser un experto de la organización de eventos tendrá soltura a la hora de llevar a cabo cada una de las acciones.
Además no será necesario invertir tiempo y dinero en la contratación de trabajadores propios, ya que se trata de una acción puntual.
- Inconvenientes:
Aunque estos profesionales suelen contar con una buena cartera de clientes y proveedores, existe un mayor riesgo de complicaciones durante el evento. Lo más normal es que el freelance contrate los servicios de distintos profesionales o empresas que no están coordinados entre ellos, lo que conlleva un menor control de todo lo que ocurre y de los posibles imprevistos.
- Contratar una empresa externa:
Optar por una gran organización especializada en la organización de eventos normalmente es más eficaz y da lugar a eventos más fastuosos y con más repercusión. Existen numerosas compañías de organización de eventos corporativos, pero es importante detectar cuál es la más adecuada para nuestro proyecto y que ofrezca mejores servicios incluidos.
- Ventajas:
Suelen poseer un catálogo más amplio de proveedores a nivel global y local, consiguiendo mejores tarifas para el evento gracias a su mayor poder de negociación. Además, este tipo de empresas cuentan con equipos mucho más grandes de amplia experiencia, por lo que la coordinación y control de las acciones resulta muchos más sencillo y eficaz.
Por otra parte, alguna de estas empresas ofrecen innovación y herramientas de tecnología punta que garantizan un evento más original y con mayor alcance en todos los medios de comunicación.
Por ejemplo, algunas compañías como Global Business Travel España, se han especializado en la organización y gestión de congresos, y cuentan con la última tecnología para conseguir los resultados más innovadores. Incluso han desarrollado aplicaciones para organizar eventos o congresos que incluyen una guía interactiva, actualizaciones en tiempo real sobre el evento o mobile marketing entre otras funcionalidades.
- Desventajas:
Estas empresas suelen “encargarse de todo”, es decir, interpretan lo que el cliente pide y necesita para su evento y los profesionales serán quienes organicen y gestionen las distintas acciones. Aunque siempre habrá feedback con la empresa, la comunicación será menos fluida que si lo gestionamos a través de un departamento interno en nuestra empresa.
Sea cual sea tu elección, recuerda que un evento con malos resultados puede dañar de forma importante el nombre de tu marca. Por ello busca profesionales con gran experiencia, que cuenten con los mayores recursos posibles y se muestren flexibles ante tus peticiones, solo así conseguirás un evento corporativo con gran repercusión que hará que la inversión y el esfuerzo merezcan la pena.