Cualquier documento es susceptible de resultar dañado, deterioro o mala utilización. Aunque también puede afectar a los particulares, generalmente éste es un problema que afecta en mayor medida a las empresas, ya que tienen un alto flujo de documentación, que se genera todos los días con cada venta que se realiza.
Todos los documentos son importantes, aunque unos son más importantes que otros. Cualquier cosa que le ocurra a un documento puede tener consecuencias más o menos negativas para la empresa. En este post te contamos qué debes hacer en cada caso.
Qué hacer ante el robo y mal uso de documentos
El robo de documentos suele producirse porque alguien malintencionado quiere que tú no tengas esa documentación a tu disposición. Puede tratarse de espionaje industrial, pero en la mayoría de los pequeños negocios, el robo de documentos puede ser fruto de un empleado enfadado con el jefe, o un cliente complicado.
Cuando se trata de un robo por parte de alguien ajeno a la empresa y por medios informáticos (un hacker de sombrero negro), estamos también ante un robo de documentación que puede traer serias implicaciones para la empresa.
Ante cualquier sospecha de robo, lo adecuado es consultar con un abogado y también denunciar el caso ante las autoridades. Preventivamente, debemos dejar claro a los empleados que cualquier conducta de este tipo tiene unas consecuencias legales y que no lo vamos a permitir.
También es recomendable disponer de la vigilancia adecuada, ya sea guardando los archivos de la empresa en una oficina bajo llave, o utilizando un software de gestión documental protegido con contraseña a la que sólo nosotros tengamos acceso.
Prevenir el deterioro de los documentos
El deterioro o daño de los documentos se puede producir tanto a nivel informático como físico. Facturas, presupuestos, albaranes, informes, documentos fiscales y administrativos, todo lo que no está debidamente archivado y protegido puede deteriorarse o estropearse, si bien es más fácil que suceda a nivel físico.
El orden y la correcta clasificación es garantía de que se puedan conservar y mantener los archivos de la empresa en las mejores condiciones. No obstante, a la larga esto consumirá cada vez más espacio en el centro de trabajo y es importante llevar a cabo la digitalización, que además nos permitirá pasar a hablar de documentos como “objeto” a simplemente “datos”.
Los documentos no se pueden cruzar entre sí, tenemos que examinarlos manualmente y no de manera automática. Los datos se pueden pasar de unos programas a otros y realizar informes a través de ellos, lo que nos ayuda en la toma de decisiones y a ir mucho más rápido.
¿Has sufrido alguno de estos problemas en tu empresa?